RKEMS

RKEMS (or "we", "our", "us") is an advanced digital institution management mobile software and web application designed for educational institutions across Bangladesh, developed and operated by Automate IT Limited. We are deeply committed to protecting the privacy, confidentiality, and personal information of our students, parents/guardians, teachers, administrative staff, and institutional authorities.

This Privacy Policy explicitly describes the personal data and sensitive user data collected during the use of the RKEMS mobile app and web platform, how it is processed and secured, and the mechanisms provided for users to access, manage, and delete their accounts and data. By installing, accessing, or using the RKEMS application, you indicate that you have read, understood, and agreed to the practices outlined in this policy.

আরকেইএমএস (RKEMS) (বা "আমরা") হলো অটোমেট আইটি লিমিটেড কর্তৃক উদ্ভাবিত এবং পরিচালিত বাংলাদেশের শিক্ষা প্রতিষ্ঠানসমূহের জন্য একটি আধুনিক ডিজিটাল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ও মোবাইল অ্যাপ। আমরা আমাদের ছাত্র-ছাত্রী, অভিভাবক, শিক্ষক, কর্মকর্তা-কর্মচারী এবং সংশ্লিষ্ট সকল পক্ষের ব্যক্তিগত তথ্যের সর্বোচ্চ গোপনীয়তা ও সুরক্ষা রক্ষায় দৃঢ়ভাবে অঙ্গীকারবদ্ধ।

এই গোপনীয়তা নীতিমালায় বর্ণনা করা হয়েছে আরকেইএমএস (RKEMS) ব্যবহারের সময় কী ধরনের তথ্য সংগৃহীত হয়, কীভাবে তা ব্যবহার ও সংরক্ষিত হয় এবং ব্যবহারকারীরা কীভাবে তাদের অ্যাকাউন্ট ও তথ্য পরিচালনার বা মুছে ফেলার অধিকার প্রয়োগ করতে পারেন। অ্যাপটি ব্যবহারের মাধ্যমে আপনি এই নীতিমালার শর্তাবলীতে সম্মতি জ্ঞাপন করছেন।

The following terminology applies to this Privacy Policy:

• "Application" / "RKEMS": The RKEMS mobile software, API, and associated web portal developed by Automate IT Limited.
• "Institution": The school, college, madrasah, or educational establishment utilizing the RKEMS software.
• "User": Any student, parent, guardian, teacher, head of institution, accountant, or administrative staff member accessing the software.
• "Personal Data": Any information identifying or distinguishable to an individual, including names, phone numbers, student ID, roll number, academic records, and fee payment details.
• "Processing": Collection, recording, organization, structuring, storage, retrieval, use, or deletion of data.

এই নীতিমালায় ব্যবহৃত মূল শব্দসমূহের ব্যাখ্যা:

• "অ্যাপ্লিকেশন" / "RKEMS": অটোমেট আইটি লিমিটেড পরিচালিত আরকেইএমএস মোবাইল সফটওয়্যার ও অনলাইন পোর্টাল।
• "প্রতিষ্ঠান" (Institution): যে শিক্ষা প্রতিষ্ঠান RKEMS সফটওয়্যার ব্যবহার করছে।
• "ব্যবহারকারী" (User): সফটওয়্যার ব্যবহারকারী যেকোনো শিক্ষার্থী, অভিভাবক, শিক্ষক বা কর্মকর্তা।
• "ব্যক্তিগত তথ্য" (Personal Data): যা দিয়ে কোনো ব্যক্তিকে নির্দিষ্টভাবে শনাক্ত করা যায়, যেমন নাম, ফোন নম্বর, আইডি, ফলাফল বা আর্থিক লেনদেন।
• "প্রসেসিং" (Processing): তথ্য সংগ্রহ, সংরক্ষণ, ব্যবহার, স্থানান্তর বা মুছে ফেলার সামগ্রিক প্রক্রিয়া।

To provide digital administrative and educational services, RKEMS collects and processes the following categories of information:

A. Student & Guardian Information

• Student full name, date of birth, gender, blood group, class, section, roll number, and registration number.
• Parent/guardian full name, National Identity (NID) number (where applicable), contact telephone number, and residential address.
• Daily attendance records, leave applications, subject marks, term examination results, and grade sheets.
• Online admission application information and submitted educational documents.
• Tuition fees, payment history, outstanding balance invoices, and digital payment receipts.

B. Teacher & Staff Information

• Full name, National ID (NID) number, personal phone number, and address.
• Educational qualifications, professional certifications, and employment history.
• Daily punch/digital attendance records, duty schedules, and approved leave records.
• Salary structure, monthly payroll disbursement records, bonuses, and allowances.

C. Financial & Technical System Data

• Institutional income/expenditure ledger and student fee collection logs.
• Digital payment gateway transaction IDs (card/banking credentials are encrypted directly by licensed payment gateways and never stored on RKEMS servers).
• Login credentials (passwords stored using industry-standard irreversible cryptographic hashing), assigned user roles, and device access timestamps.

শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের সুষ্ঠু ব্যবস্থাপনার লক্ষ্যে RKEMS নিম্নলিখিত ক্যাটাগরির তথ্য সংগ্রহ করে:

ক. শিক্ষার্থী ও অভিভাবকের তথ্য

• শিক্ষার্থীর পূর্ণ নাম, জন্ম তারিখ, শ্রেণি, রোল নম্বর, শাখা ও রেজিস্ট্রেশন নম্বর।
• পিতা/মাতা বা অভিভাবকের নাম, যোগাযোগের ফোন নম্বর ও ঠিকানা।
• দৈনিক উপস্থিতি, ছুটির আবেদন, পরীক্ষার নম্বরপত্র ও গ্রেডশিট।
• অনলাইন ভর্তি ফরমের তথ্য ও সংযুক্তি।
• টিউশন ফি, জমার ইতিহাস ও বকেয়া সংক্রান্ত তথ্য।

খ. শিক্ষক ও কর্মচারীদের তথ্য

• নাম, জাতীয় পরিচয়পত্র (NID) নম্বর, ঠিকানা ও মোবাইল নম্বর।
• শিক্ষাগত যোগ্যতা ও চাকুরির পূর্ব অভিজ্ঞতা।
• দৈনিক হাজিরা ও অনুমোদিত ছুটির তথ্য।
• মাসিক বেতন, ভাতা ও বোনাস সংক্রান্ত হিসাব।

গ. আর্থিক ও সিস্টেম কারিগরি তথ্য

• প্রতিষ্ঠানের ফি আদায়, আয়-ব্যয় এবং ট্রানজ্যাকশন হিস্ট্রি।
• অনলাইন পেমেন্ট গেটওয়ে ট্রানজ্যাকশন আইডি (ব্যাংক কার্ড বা পিন কখনো সংরক্ষণ করা হয় না)।
• লগইন তথ্য (পাসওয়ার্ড এনক্রিপ্টেড ও হ্যাশ আকারে সংরক্ষিত), ব্যবহারকারীর রোল ও অডিট লগ।

Collected data is used strictly for legitimate educational, academic, and administrative operations:

• To manage student enrollment, daily digital attendance, exam tabulation, and report cards.
• To manage staff attendance logs, payroll calculations, and official duty schedules.
• To handle tuition fee collection, generate fee slips, and produce auditable institutional financial reports.
• To transmit critical institutional alerts, attendance notifications, exam schedules, and emergency notices via SMS or in-app push messages to parents, students, and teachers.
• To provide technical software support, bug troubleshooting, and service maintenance.
• To compile institutional statistics and statutory reports mandated by educational boards and government ministries.

সংগৃহীত তথ্য কেবলমাত্র নিম্নলিখিত সুনির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত হয়:

• শিক্ষার্থীদের ভর্তি, ডিজিটাল উপস্থিতি, পরীক্ষা ও ফলাফল প্রক্রিয়া করতে।
• শিক্ষক ও কর্মচারীদের হাজিরা, দায়িত্ব ও বেতন ব্যবস্থাপনা পরিচালনা করতে।
• টিউশন ফি গ্রহণ, রসিদ প্রদান ও প্রতিষ্ঠানের আর্থিক হিসাব বিবরণী প্রস্তুত করতে।
• জরুরি নোটিশ, উপস্থিতি ও পরীক্ষার তথ্য এসএমএস বা নোটিফিকেশনের মাধ্যমে অভিভাবক ও শিক্ষার্থীদের অবহিত করতে।
• কারিগরি সহায়তা ও অ্যাপের নিরবচ্ছিন্ন সেবা নিশ্চিত করতে।
• শিক্ষা বোর্ড বা সরকারি কর্তৃপক্ষের প্রয়োজনীয় প্রাতিষ্ঠানিক রিপোর্ট তৈরি করতে।

RKEMS and Automate IT Limited NEVER sell, trade, monetize, or rent personal data to advertisers or third-party marketing companies. Data is only shared under the following limited and strictly regulated conditions:

• Essential Service Providers: Authorized SMS gateway providers (to dispatch attendance notices and passwords), licensed digital payment gateways (e.g., bKash, Nagad, SSLCOMMERZ for fee transactions), and secure cloud server hosts — sharing only the minimum required technical data under stringent confidentiality agreements.
• Legal & Regulatory Compliance: If required by a valid court order, government regulatory directive, or official law enforcement request in compliance with the laws of Bangladesh.
• Institutional Administrators: Authorized principals, teachers, and administrative personnel can only access data corresponding to their own affiliated educational institution.

RKEMS ও অটোমেট আইটি লিমিটেড কখনোই কোনো ব্যবহারকারীর তথ্য তৃতীয় পক্ষের নিকট বিক্রয় বা বাণিজ্যিক উদ্দেশ্যে হস্তান্তর করে না। কেবল নিম্নলিখিত জরুরি ক্ষেত্রে সীমিত তথ্য শেয়ার করা হতে পারে:

• প্রয়োজনীয় সার্ভিস প্রোভাইডার: এসএমএস গেটওয়ে (উপস্থিতি বা রেজাল্ট নোটিফিকেশন পাঠাতে), অনুমোদিত পেমেন্ট গেটওয়ে (ফি লেনদেনে) এবং সিকিউর ক্লাউড হোস্টিং পার্টনার — শুধুমাত্র কাজের জন্য প্রয়োজনীয় ন্যূনতম তথ্য।
• আইনগত বাধ্যবাধকতা: আদালতের নির্দেশ বা সরকারি বিধি মোতাবেক আইন প্রয়োগকারী সংস্থার আইনানুগ রিকোয়েস্টের ক্ষেত্রে।
• প্রতিষ্ঠান কর্তৃপক্ষ: সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠানের অনুমোদিত অ্যাডমিন কেবল তাদের নিজস্ব প্রতিষ্ঠানের ছাত্র-শিক্ষকদের তথ্যে প্রবেশাধিকার পান।

Automate IT Limited employs bank-grade technical and administrative security controls to safeguard RKEMS user data:

• SSL/TLS In-Transit Encryption: All network communications between the mobile app, web portal, and backend servers are transmitted using modern TLS 1.3 encryption.
• Password Cryptographic Hashing: Passwords are encrypted using robust hashing algorithms (e.g., bcrypt/Argon2) and salted; no plain-text passwords exist anywhere in our systems.
• Role-Based Access Control (RBAC): Strict permission hierarchies guarantee that students, parents, teachers, and admins can only view their designated data.
• Encrypted Offsite Backups: Automated, encrypted daily backups are maintained to prevent accidental data loss and facilitate rapid disaster recovery.
• System Audit Logging: Comprehensive logging monitors all critical operations and authentications to prevent and detect unauthorized access attempts.

ব্যবহারকারীর তথ্যের সুরক্ষায় আমরা আধুনিক প্রযুক্তিগত ও প্রাতিষ্ঠানিক ব্যবস্থা গ্রহণ করেছি:

• SSL/TLS এনক্রিপশন: সমস্ত ডেটা ট্রান্সমিশন আন্তর্জাতিক মানের এনক্রিপ্টেড সিকিউর কানেকশনের মাধ্যমে সম্পন্ন হয়।
• পাসওয়ার্ড হ্যাশিং: কোনো পাসওয়ার্ড প্লেইন টেক্সটে সংরক্ষিত হয় না; শক্তিশালী এনক্রিপশন অ্যালগরিদম দ্বারা সুরক্ষিত থাকে।
• রোল-বেসড অ্যাক্সেস কন্ট্রোল: ব্যবহারকারীর দায়িত্ব ও পদমর্যাদা অনুসারে পৃথক এক্সেস অধিকার নিশ্চিত করা হয়।
• নিয়মিত ব্যাকআপ: আকস্মিক ডেটা ক্ষতি এড়াতে নিয়মিত সিকিউর ক্লাউড ব্যাকআপ রাখা হয়।
• অডিট লগ: অননুমোদিত প্রবেশ ঠেকাতে সিস্টেমের সকল গুরুত্বপূর্ণ কার্যক্রম রেকর্ড ও মনিটর করা হয়।

• Student records for minor children are only registered with direct parental or school administrative consent during institutional enrollment.
• Children's information is NEVER used for profiling, targeted advertising, behavioral marketing, or commercial exploitation.
• Student data belonging to one institution is strictly isolated and never made accessible or searchable by other institutions or third parties.

• অপ্রাপ্তবয়স্ক শিক্ষার্থীদের তথ্য কেবলমাত্র শিক্ষা প্রতিষ্ঠান ও অভিভাবকের সরাসরি সম্মতিতে প্রাতিষ্ঠানিক কাজে সংগৃহীত হয়।
• শিশুদের কোনো তথ্য কোনো ধরনের বিজ্ঞাপন বা মার্কেটিং কার্যক্রমে ব্যবহার করা হয় না।
• এক প্রতিষ্ঠানের শিক্ষার্থীদের তথ্য অন্য কোনো প্রতিষ্ঠান বা বাইরের কোনো ব্যক্তির সাথে শেয়ার করা হয় না।

Every RKEMS user is entitled to the following foundational data privacy rights:

• Right of Access: You may request a summary of the personal and academic data held about you in the RKEMS platform.
• Right to Rectification: You may request corrections to inaccurate personal records, addresses, or phone numbers.
• Right to Erasure (Deletion): You may request complete deletion of your account and personal identifiers as outlined below.
• Right to Object: You may object to non-mandatory data processing or notification channels.

How to Delete Data & Accounts in RKEMS

What Data is Deleted vs. Retained Upon Account Deletion

Data Category	Action Upon Deletion Request	Retention Reason
Login Credentials & Profile (Username, password hash, app tokens, device IDs)	Permanently Purged (within 7 business days)	None retained.
Personal Contact Identifiers (Phone number, parent address, guardian NID)	Permanently Purged or anonymized	Removed from active databases.
Statutory Financial & Fee Records (Issued fee invoices, bank payment gateway receipts)	Securely Archived (Mandatory legal retention)	Retained solely to satisfy educational audit, taxation, and accounting regulatory laws in Bangladesh. Not used for any operational purposes.

RKEMS ব্যবহারকারী হিসেবে আপনার নিম্নলিখিত অধিকারসমূহ সংরক্ষিত রয়েছে:

• তথ্য জানার অধিকার: সিস্টেমে আপনার কী কী তথ্য সংরক্ষিত আছে তা জানতে চাওয়া।
• সংশোধনের অধিকার: কোনো ভুল বা অসম্পূর্ণ তথ্য থাকলে তা সংশোধন করে নেওয়া।
• তথ্য ও অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলার অধিকার: সফটওয়্যার থেকে স্থায়ীভাবে অ্যাকাউন্ট ও তথ্য মুছে ফেলার আবেদন করা।

কীভাবে আরকেইএমএস (RKEMS) অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলবেন

ব্যবহারকারী নিজেই অথবা সাপোর্ট টিমের মাধ্যমে অ্যাকাউন্ট ডিলিট করতে পারেন:

1. অনলাইন পোর্টালের মাধ্যমে: আমাদের নির্ধারিত অ্যাকাউন্ট ডিলিট পেইজে (delete-account.html) গিয়ে নাম, ইউজার আইডি ও ফোন নম্বর দিয়ে সরাসরি আবেদন করতে পারেন।
2. সাপোর্ট টিমে আবেদনের মাধ্যমে: আপনার নাম, ইউজার আইডি, মোবাইল নম্বর ও প্রতিষ্ঠানের নাম উল্লেখ করে ইমেইল (cs.edufee@gmail.com), হোয়াটসঅ্যাপ (01351277990) বা হেল্পলাইনে (09613241234) অনুরোধ পাঠালে পরিচয় যাচাই সাপেক্ষে ৭ কার্যদিবসের মধ্যে অ্যাকাউন্ট স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা হবে।

সংরক্ষণ নীতিমালা: অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলার সাথে সাথে আপনার লগইন তথ্য ও প্রোফাইল ডাটাবেজ থেকে স্থায়ীভাবে মুছে যাবে। তবে প্রতিষ্ঠানের সরকারি অডিট ও ট্যাক্স আইনের বাধ্যবাধকতার কারণে অতীতের ফি আদায়ের ক্যাশ মেমো/ব্যাংক রসিদ নির্দিষ্ট আইনগত সময় পর্যন্ত সুরক্ষিত আর্কাইভে রাখা হতে পারে।

Personal and institutional data is retained only for the duration the educational institution maintains an active operational contract with Automate IT Limited. Upon termination or expiration of institutional service agreements, all institutional databases are either exported securely to the institution or systematically scrubbed and purged from production servers within 90 days, save for mandatory historical financial ledgers required under Bangladesh educational statutory laws.

যতদিন পর্যন্ত সংশ্লিষ্ট শিক্ষা প্রতিষ্ঠান আরকেইএমএস (RKEMS) সফটওয়্যারের সক্রিয় গ্রাহক থাকবে, ততদিন পর্যন্ত তাদের ডেটা সিস্টেমে সংরক্ষিত থাকে। চুক্তি শেষ বা বাতিল হলে প্রতিষ্ঠান কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা অনুযায়ী ডেটা হস্তান্তর অথবা নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে সুরক্ষিতভাবে মুছে ফেলা হয়।

The RKEMS web portal and mobile endpoints utilize strictly necessary security tokens and session cookies solely for authentication state preservation and CSRF protection. We do not deploy third-party advertising cookies, marketing pixels, or cross-site tracking technologies.

আরকেইএমএস ওয়েব ও অ্যাপ শুধুমাত্র লগইন সেশন চালু রাখতে এবং সিকিউরিটি টোকেন ব্যবস্থাপনায় প্রয়োজনীয় টেকনিক্যাল কুকিজ ব্যবহার করে। কোনো বাণিজ্যিক বা তৃতীয় পক্ষের বিজ্ঞাপনী ট্র্যাকার ব্যবহার করা হয় না।

We may periodically update this Privacy Policy to reflect enhancements to RKEMS or updates in relevant laws and Google Play Developer Policies. Whenever material changes occur, we will notify institutional administrators via registered email or in-app notice, and update the "Last Updated" timestamp at the top of this document. Continued usage of the RKEMS app following such notices constitutes acceptance of the revised terms.

আইনগত পরিবর্তন বা অ্যাপের কার্যকারিতা বৃদ্ধির কারণে এই গোপনীয়তা নীতিমালায় যেকোনো সময় সংশোধনের অধিকার সংরক্ষিত। বড় ধরনের কোনো পরিবর্তন হলে সিস্টেমে নোটিশ বা ইমেইলের মাধ্যমে জানানো হবে।

For any privacy-related questions, data access requests, or account deletion assistance regarding RKEMS, please reach out to Automate IT Limited:

আরকেইএমএস (RKEMS) এর গোপনীয়তা রক্ষা, ডেটা এক্সেস বা অ্যাকাউন্ট সম্পর্কিত যেকোনো জিজ্ঞাসা বা সহায়তার জন্য যোগাযোগ করুন: